De rol van een doktersassistent is veelomvattend en vereist een goed georganiseerde dagindeling. In veel praktijken komt het team vroeg in de ochtend samen voor een dagstart, waarin iedereen het plan van de dag bespreekt en belangrijke aandachtspunten deelt. Dit is ook een moment om te bespreken hoe iedereen zich voelt en welke uitdagingen er mogelijk op de agenda staan. Met zo’n dagstart weten assistenten en artsen wat ze die dag kunnen verwachten. Dat blijkt uit aflevering twee van de podcastserie Is er ook een doktersassistent in de zaal?, waarin Vanessa, Rabia en Deborah met elkaar in gesprek gaan over de dagindeling in hun huisartsenpraktijk.
Na de ochtendstart begint de hectiek: de telefoon gaat los en assistenten behandelen inkomende oproepen, emailconsulten en baliebezoeken. Assistenten hebben hun dag meestal verdeeld in verschillende blokken. In sommige praktijken is elke doktersassistent verantwoordelijk voor een specifieke taak. In een aantal grote huisartsenpraktijken werkt men met een ‘vliegende keep’, die inspringt waar dat nodig is. Deze assistent neemt bijvoorbeeld de telefoon over of behandelt urgente consulten. Toch blijft het een uitdaging om de juiste balans te vinden tussen directe patiëntenzorg en andere administratieve taken. Het vraagt om flexibiliteit en een goed ontwikkeld gevoel voor prioriteiten. De spoedlijn moet altijd binnen 30 seconden opgenomen en de balie heeft vaak prioriteit boven de telefoon.
Mooie aspecten van het vak
Veel doktersassistenten ervaren hun vak als afwisselend en betekenisvol. De variatie in dagelijkse taken en de vele manieren waarop patiënten contact kunnen opnemen met de praktijk, zorgen ervoor dat geen dag hetzelfde is. Assistenten waarderen ook het persoonlijke contact met patiënten. Vaak kunnen ze al veel betekenen voor iemand door een luisterend oor te bieden. Ook de samenwerking binnen het team is belangrijk. Doordat assistenten vaak samenwerken met andere collega’s en de huisarts, ontstaat er een sterke band waarin zij elkaar ondersteunen. Veel assistenten vinden het niet alleen fijn dat zij hun rol deels kunnen invullen zoals zij dat willen. Ze zijn ook blij dat er ruimte is voor eigen inbreng bij het verbeteren van de dagindeling en processen binnen de praktijk.
Maar het vak kent ook uitdagingen. De toenemende complexiteit van het werk, met meer taken en administratieve verantwoordelijkheden, legt druk op doktersassistenten. Door het personeelstekort moeten zij vaak met een klein team alles opvangen. Dit vraagt om een flexibele houding en goed kunnen omgaan met onverwachte situaties.
Patiënten opvoeden en wel of geen bandje?
Een andere uitdaging is het omgaan met patiënten die hoge verwachtingen hebben en direct geholpen willen worden. Soms moeten doktersassistenten hun patiënten een ‘beetje opvoeden’. En als een patiënt onverwacht meerdere klachten wil bespreken in de spreekkamer bij de huisarts kan dat de planning aardig onder druk zetten. Daarom experimenteren een aantal praktijken met ‘meer tijd voor de patiënt’.
Een veelbesproken onderwerp wat ook in deze podcastaflevering aan bod komt: het telefoonbandje. In de ene praktijk staat nooit een bandje aan en nemen de doktersassistenten van acht tot vijf altijd persoonlijk de telefoon op. In de andere praktijk schakelt een bandje in op drukke momenten. Dit geeft assistenten de gelegenheid even te kunnen focussen op andere werkzaamheden en overleg te hebben met elkaar.
Tips voor een succesvolle dagindeling
In deze aflevering geven onze gasten tips zodat ook jij overzicht hebt en houdt gedurende jouw dag als doktersassistent.
- Begin de dag met een gezamenlijke start
Door samen te bespreken wat er speelt, kan iedereen beter voorbereid de dag ingaan. Het versterkt de band binnen het team en helpt om helderheid te scheppen over de taken en prioriteiten. - Gebruik een ‘vliegende keep’
Deze rol kan waardevol zijn om onverwachte taken op te vangen, zodat andere collega’s zich kunnen focussen op hun taken zonder onderbroken te worden. - Plan vaste overlegmomenten in
Door vaste overlegmomenten in te plannen is er ruimte voor vragen en afstemming met de arts. - Maak gebruik van een bandje voor niet-urgente oproepen
Door op bepaalde momenten een bandje in te schakelen dat niet-spoedeisende vragen opvangt, kan het team even overleggen of andere taken wegwerken. - Communiceer met je patiënten
Het is belangrijk om patiënten op een vriendelijke manier uit te leggen waarom bepaalde processen zo zijn ingericht en hen aan te moedigen zelfredzaam te zijn. Maak hen bewust van mogelijkheden voor zelfhulp, zoals via thuisarts.nl. - Flexibiliteit en prioritering
Omdat er altijd onvoorziene situaties kunnen zijn, is het belangrijk om flexibel te blijven. Focus op wat het meest urgent is en durf bij te sturen waar nodig.
Deze tips kunnen doktersassistenten helpen om hun dag zo effectief mogelijk in te richten. Met een goed georganiseerde aanpak, teamoverleg en een flexibele houding kunnen zij het beste uit hun drukke en veeleisende werkdag halen.
Beluister de podcast Is er ook een doktersassistent in de zaal?
Beluister aflevering twee van onze podcastserie via onze website, op Spotify of via jouw favoriete podcastapp. Vanessa, Rabia en Deborah delen hun verhalen, ervaringen en uitdagingen. En ze geven nuttige tips. Vergeet niet om je te abonneren op ons podcastkanaal en laat een reactie en beoordeling achter in de app.
Heb je tips voor onze podcastredactie? Of wil je meepraten? Laat het ons dan ook weten. Wie weet ben jij wel te gast in één van onze volgende afleveringen.